Definição de Fluxos
Os fluxos de trabalho são o coração do sistema Viventis BPM, representando os processos de negócio que serão automatizados. Um fluxo é composto por etapas, formulários e regras de transição que definem como uma solicitação deve ser processada.
Visão Geral
Um fluxo de trabalho define:
- Nome e descrição do processo
- Responsável por cada etapa (grupo de trabalho ou usuário específico)
- Status: Define se o fluxo está Ativo ou Inativo. Fluxos inativos não podem ser utilizados para novas solicitações, mas permanecem disponíveis para consulta e histórico.
- Formulário inicial para coleta de dados
- Etapas com responsabilidades específicas
- Ligações entre etapas (ações)
- Formulários específicos para cada etapa (quando necessário)
- Grupos/Usuários responsáveis por cada etapa
Aba de Instruções
Além das etapas e formulários, cada fluxo pode conter uma aba chamada Instruções. Nessa aba, é possível adicionar um texto explicativo e anexar um arquivo com orientações detalhadas sobre o processo.
- Texto de Instruções: Campo livre para descrever procedimentos, políticas, dicas ou observações importantes para os usuários que irão executar o fluxo.
- Arquivo de Instruções: Permite anexar documentos (PDF, DOCX, etc.) com manuais, fluxogramas, normativas ou qualquer material de apoio relevante.
Exemplo de uso:
Em um fluxo de "Solicitação de Reembolso", a aba Instruções pode conter um texto explicando quais despesas são permitidas e um arquivo PDF com a política de reembolso da empresa.
A aba de Instruções fica disponível para consulta durante toda a execução da solicitação, facilitando o acesso rápido às orientações sempre que necessário.
Estrutura de um Fluxo
📋 Componentes Básicos
📝 Formulário Inicial
↓
🔄 Etapa 1 → Grupo A
↓
🔄 Etapa 2 → Grupo B
↓
🔄 Etapa 3 → Grupo C
↓
✅ Finalização
🔄 Elementos do Fluxo
- Início: Ponto de entrada com formulário inicial
- Etapas: Passos sequenciais do processo
- Ações: Conexões entre etapas
- Fim: Finalização do processo
Como Criar um Fluxo
Passo 1: Acessar o Módulo
- Faça login no sistema Viventis BPM
- Navegue até o menu Fluxos → Lista
Passo 2: Criar Novo Fluxo
- Clique no botão "Novo Fluxo"
- Preencha os campos obrigatórios na tela de cadastro:
- Nome: Identificação do fluxo (ex: "Aprovação de Limite de Crédito")
- Descrição: Resumo ou detalhamento do objetivo do fluxo
- Status: Defina se o fluxo estará Ativo ou Inativo
- Responsável: Selecione o grupo de trabalho ou usuário responsável principal pelo fluxo
- Instruções: (Opcional)
- Clique em "Salvar" para criar o fluxo
Passo 3: Configurar Formulário Inicial
- Na aba Formulário, clique em "Novo Campo".
- Preencha os dados do campo conforme desejado e clique em "Salvar".
- Repita o processo para todos os campos necessários do formulário inicial.
Consulte a lista de tipos de campo para escolher o tipo mais adequado para cada informação.
Passo 4: Adicionar Etapas
- Na aba Etapas, clique em "Nova Etapa"
- Para cada etapa, configure:
- Nome: Nome da etapa
- Descrição: O que deve ser feito nesta etapa
- Tipo de aprovação: define as regras de atribuição da etapa
- Formulário: Formulário específico da etapa (opcional)
- SLA: define se haverá configuração de SLA para a etapa. Consulte a seção de SLA para mais detalhes
- Repita para todas as etapas necessárias
🛡️ Tipo de Aprovação
O tipo de aprovação define como a responsabilidade por uma etapa do fluxo será atribuída e quem poderá executá-la. Essa configuração é fundamental para garantir que cada tarefa seja direcionada ao usuário ou grupo correto, conforme a necessidade do processo.
Tipos disponíveis:
-
Criador da requisição
A etapa é automaticamente atribuída ao usuário que criou a solicitação. Ideal para etapas de revisão ou complementação de informações pelo próprio solicitante. -
Grupo de trabalho - qualquer membro
A etapa é atribuída a um grupo de trabalho, permitindo que qualquer um dos seus membros assuma a tarefa e dê continuidade à solicitação. É útil para atividades em que qualquer integrante do grupo pode executar a ação. -
Grupo de trabalho - responsável
A etapa é atribuída automaticamente ao responsável principal do grupo de trabalho especificado. Esse responsável pode executar a tarefa ou, se necessário, redistribuí-la para outro membro do grupo. -
Usuário específico
A etapa é direcionada diretamente a um usuário definido no momento da configuração do fluxo. Use essa opção quando uma etapa deve ser sempre executada por uma pessoa específica, independentemente do grupo.
Dica: Escolher corretamente o tipo de aprovação garante maior controle, agilidade e rastreabilidade no andamento das solicitações dentro do fluxo.
Passo 5: Configurar Ações
- Na tela de configuração de ações, cada etapa do fluxo será exibida como um retângulo.
- Para criar uma ligação entre etapas, clique no círculo que aparece na borda da etapa de origem e arraste até a etapa de destino.
- Ao soltar, será exibido um diálogo solicitando o nome e a descrição da ação (transição). Preencha as informações e clique em "Salvar" para confirmar a criação da ligação.
- Para alterar uma ação existente, dê um duplo clique na linha de ligação. O mesmo diálogo será aberto para edição dos dados. Após ajustar, clique em "Salvar".
- Para excluir uma ligação, clique uma vez na linha para selecioná-la e pressione a tecla Backspace.
Passo 6: Ativar o Fluxo
- Revise todas as configurações
- Clique em "Criar fluxo"
- O fluxo estará disponível para criação de solicitações
Tipos de Fluxos
O Viventis BPM permite configurar diferentes tipos de fluxos de trabalho, desde os mais simples e lineares até processos complexos com múltiplas etapas, decisões e regras de aprovação. Essa flexibilidade atende a diversos cenários, como aprovações financeiras, contratações e atendimento ao cliente, garantindo automação e controle dos processos.
🔄 Fluxos Sequenciais
Etapas que seguem uma ordem fixa:
Exemplo: Processo de contratação simples
🔀 Fluxos com Decisões
Etapas com pontos de bifurcação baseados em condições:
Exemplo: Aprovação de crédito com análise condicional
🔁 Fluxos com Loops
Etapas que podem ser repetidas:
Exemplo: Revisão de documentos até aprovação
Exemplo: Análises simultâneas por diferentes áreas
Exemplo Prático: Fluxo de Aprovação de Crédito
📋 Estrutura do Fluxo
Descrição do Fluxo:
- Solicitação: Usuário cria solicitação de crédito
- Análise Financeira: Equipe financeira analisa a viabilidade
- Aprovação Financeira: Gerente financeiro toma decisão
- Aprovação Comercial: Gerente comercial avalia aspectos comerciais
- Efetivação: Equipe de cadastro implementa a aprovação
- Finalização: Processo concluído com sucesso ou reprovação
📝 Formulários por Etapa
| Etapa | Formulário | Campos |
|---|---|---|
| Solicitação | Formulário Inicial | Cliente, Valor, Justificativa |
| Análise Financeira | Análise Financeira | Histórico, Capacidade de Pagamento |
| Aprovação Financeira | Aprovação | Decisão, Limite Aprovado, Observações |
| Aprovação Comercial | Aprovação Comercial | Decisão, Observações |
| Efetivação | Efetivação | Confirmação de Alteração |
Melhores Práticas
✅ Recomendações
- Mantenha fluxos simples e objetivos
- Use nomes claros para etapas e transições
- Documente as regras de negócio
⚠️ Atenções
- Não crie etapas desnecessárias
- Mantenha responsabilidades claras
- Revise periodicamente a eficiência
Relacionamento com Outros Módulos
📝 Formulários
- Cada fluxo tem um formulário inicial
- Etapas podem ter formulários específicos
👥 Grupos de Trabalho
- Cada etapa deve ter um grupo ou usuário responsável
- Grupos podem ser responsáveis por múltiplas etapas
- Permite distribuição equilibrada de trabalho
📊 Solicitações
- Solicitações são instâncias de fluxos
- Seguem a estrutura definida no fluxo
- Permitem acompanhamento individual
Próximos Passos
Após definir os fluxos, você pode:
- Configurar Formulários - Criar interfaces para coleta de dados
- Definir Tipos de Campos - Configurar campos específicos para suas necessidades
- Criar Solicitações - Iniciar processos de trabalho no sistema
Dica: A definição de fluxos é a etapa mais importante da configuração. Dedique tempo para planejar bem a estrutura e testar o funcionamento antes de ativar para uso em produção.