Criação de Solicitações
As solicitações são instâncias de fluxos de trabalho que representam processos específicos em execução. Cada solicitação segue a estrutura definida no fluxo, permitindo o acompanhamento individual do progresso e a coleta de dados específicos.
Visão Geral
Uma solicitação no Viventis BPM representa:
- Instância de um Fluxo: Execução específica de um processo
- Coleta de Dados: Informações coletadas através de formulários
- Execução de Etapas: Movimentação sequencial pelas etapas do fluxo
- Acompanhamento: Monitoramento do status e progresso
- Histórico: Registro completo de todas as ações realizadas
Características das Solicitações
📋 Informações Básicas
- Número: Identificação única da solicitação
- Fluxo: Tipo de processo sendo executado
- Solicitante: Usuário que criou a solicitação
- Data de Criação: Quando a solicitação foi iniciada
- Status Atual: Etapa em que se encontra
- Prioridade: Nível de urgência (opcional)
🔄 Estados da Solicitação
- Em Andamento: Executando etapas do fluxo
- Aguardando: Aguardando ação de um grupo
- Finalizada: Processo concluído com sucesso
- Cancelada: Processo interrompido
- Suspensa: Temporariamente pausada
Como Criar uma Solicitação
Passo 1: Acessar o Módulo
- Faça login no sistema Viventis BPM
- Navegue até o menu Solicitações → Nova Solicitação
Passo 2: Selecionar o Fluxo
- Na lista de fluxos disponíveis, selecione o fluxo desejado
- Verifique as informações do fluxo:
- Nome e descrição do processo
- Etapas que serão executadas
- Grupos responsáveis por cada etapa
- Tempo estimado de execução
- Clique em "Criar Solicitação"
Passo 3: Preencher Formulário Inicial
- Preencha todos os campos obrigatórios do formulário inicial
- Anexe documentos necessários (se aplicável)
- Revise as informações inseridas
- Clique em "Enviar Solicitação"
Passo 4: Acompanhar o Progresso
- A solicitação será criada e movida para a primeira etapa
- O grupo responsável receberá notificação
- Você pode acompanhar o progresso através do dashboard
- Receberá notificações sobre mudanças de status
Tipos de Solicitações
📝 Solicitações Simples
Processos com poucas etapas e fluxo linear:
Exemplo: Solicitação de Material
- Etapa 1: Solicitação (Solicitante)
- Etapa 2: Aprovação (Gerente)
- Etapa 3: Entrega (Almoxarifado)
🔄 Solicitações Complexas
Processos com múltiplas etapas e decisões:
Exemplo: Aprovação de Crédito
- Etapa 1: Solicitação (Comercial)
- Etapa 2: Análise Financeira (Financeiro)
- Etapa 3: Aprovação Financeira (Gerente Financeiro)
- Etapa 4: Aprovação Comercial (Gerente Comercial)
- Etapa 5: Efetivação (Cadastro)
⏰ Solicitações Urgentes
Processos com prioridade alta e prazos curtos:
Exemplo: Aprovação Emergencial
- Características: Prazos reduzidos, notificações especiais
- Responsáveis: Gerentes seniores
- Escalação: Automática em caso de atraso
Execução de Etapas
📋 Como Executar uma Etapa
Para Membros de Grupos de Trabalho:
-
Acessar Tarefas Pendentes
- Navegue até "Minhas Tarefas"
- Visualize solicitações aguardando sua ação
-
Abrir a Solicitação
- Clique na solicitação para visualizar detalhes
- Verifique informações da etapa atual
- Acesse formulário específico da etapa
-
Preencher Formulário
- Complete campos obrigatórios
- Adicione observações se necessário
- Anexe documentos de suporte
-
Executar Ação
- Clique em "Executar" para avançar
- Ou "Reprovar" se necessário
- Adicione comentários sobre a decisão
🔄 Transições entre Etapas
Avançar para Próxima Etapa
- Preenchimento correto do formulário
- Aprovação da etapa atual
- Condições de transição atendidas
Retornar para Etapa Anterior
- Reprovação da etapa atual
- Solicitação de revisão
- Correção de informações
Finalizar Solicitação
- Conclusão de todas as etapas
- Aprovação final
- Implementação das ações
Acompanhamento de Solicitações
📊 Dashboard de Solicitações
- Minhas Solicitações: Solicitações criadas por você
- Tarefas Pendentes: Etapas aguardando sua ação
- Solicitações em Andamento: Todas as solicitações ativas
- Relatórios: Análises e estatísticas
🔔 Notificações
- Novas Tarefas: Quando uma etapa é atribuída
- Mudanças de Status: Atualizações sobre o progresso
- Prazos: Alertas sobre vencimentos
- Finalização: Notificação de conclusão
📈 Métricas de Acompanhamento
- Tempo de Execução: Por etapa e total
- Status Atual: Etapa em que se encontra
- Responsável: Quem está executando
- Prazo: Tempo restante para conclusão
Exemplo Prático: Solicitação de Aumento de Limite
📝 Criação da Solicitação
- Seleção do Fluxo: "Aprovação de Limite de Crédito"
- Formulário Inicial:
- Cliente: Empresa ABC Ltda
- Valor Atual: R$ 50.000,00
- Valor Solicitado: R$ 100.000,00
- Justificativa: Aumento de vendas e boa relação comercial
- Documentos: Balanço e DRE anexados
🔄 Execução das Etapas
Etapa 1: Análise Financeira
- Responsável: Equipe Financeira
- Ações:
- Análise do histórico de pagamentos
- Verificação da capacidade de pagamento
- Recomendação: Aprovar com limite de R$ 80.000,00
Etapa 2: Aprovação Financeira
- Responsável: Gerente Financeiro
- Ações:
- Revisão da análise
- Decisão: Aprovado
- Limite Aprovado: R$ 80.000,00
- Observações: Manter monitoramento
Etapa 3: Aprovação Comercial
- Responsável: Gerente Comercial
- Ações:
- Análise da relação comercial
- Decisão: Aprovado
- Observações: Cliente estratégico
Etapa 4: Efetivação
- Responsável: Equipe de Cadastro
- Ações:
- Alteração do limite no sistema
- Confirmação da efetivação
- Notificação ao cliente
✅ Finalização
- Status: Finalizada com sucesso
- Resultado: Limite aumentado para R$ 80.000,00
- Tempo Total: 3 dias úteis
Melhores Práticas
✅ Recomendações
- Preencha todos os campos obrigatórios
- Anexe documentos necessários
- Mantenha informações atualizadas
- Acompanhe o progresso regularmente
⚠️ Atenções
- Não deixe solicitações paradas por muito tempo
- Responda notificações prontamente
- Mantenha comunicação clara com outros envolvidos
- Documente decisões importantes
🎯 Eficiência
- Use templates para solicitações recorrentes
- Configure notificações adequadas
- Mantenha formulários organizados
- Revise processos periodicamente
Relacionamento com Outros Módulos
🔄 Fluxos
- Solicitações são instâncias de fluxos
- Seguem a estrutura definida no fluxo
- Permitem personalização específica
👥 Grupos de Trabalho
- Grupos executam etapas das solicitações
- Recebem notificações de novas tarefas
- Podem colaborar na execução
📊 Relatórios
- Solicitações geram dados para relatórios
- Permitem análise de performance
- Facilitam identificação de melhorias
Próximos Passos
Após criar solicitações, você pode:
- Acompanhar o Progresso - Monitorar a execução das etapas
- Executar Tarefas - Participar da execução como membro de grupo
- Gerar Relatórios - Analisar performance e resultados
Dica: As solicitações são o ponto central do sistema BPM. Uma boa gestão das solicitações garante que os processos sejam executados de forma eficiente e transparente.